Modalités de mise en place d’une location
Voici quelques précisions concernant les modalités de mise en place d'une location d'exposition avec l’Imagier Vagabond.
Vous êtes en train de faire la programmation de vos animations et êtes intéressés par une des expositions de l'agence :
Pour plus d'information, nous vous invitons à prendre un premier contact rapidement par téléphone ou e-mail. L’exposition qui vous intéresse vous est immédiatement réservée sur le calendrier de programmation de l'agence, avant même engagement définitif.
Sans délai, un devis signé par l’Imagier Vagabond vous est fait et envoyé par e-mail ou courrier postal accompagné d’un RIB de l'agence.
Le retour par courrier postal, par vos soins, du devis signé avec la mention «bon pour accord», engage de manière réciproque les deux parties et confirme la réservation de départ.
Suivant vos besoins, un contrat de location peut vous être adressé à votre demande en double exemplaire, si vos services administratifs l’exigent. Il précise le lieu d'exposition, la durée, le montant de la location, la valeur globale de l’assurance de l’exposition, l’identité des parties engagées et les modalités du transport aller–retour de l’exposition.
Durant la période qui sépare la réception du devis signé et le départ de l'exposition de l’agence, les modalités de transport, les rendez-vous de remise et de retour d’exposition, la fourniture d’éléments visuels pour toute publicité, sont à régler par téléphone ou e-mail.
Un document de déclaration de valeur d’assurance détaillé vous est adressé en parallèle. Il est destiné à être transmis à la compagnie d'assurance engagée par vos soins sur la protection des œuvres présentées dans l’exposition. Il concerne aussi bien la protection des œuvres originales, que le travail effectué par l'agence autour de ces dernières.
À la remise de l’exposition, une facture récapitulative (versement d'acompte ou non à prendre en compte) vous est envoyée (par e-mail ou courrier postal) ou remise en main propre selon votre demande.
Le jour du départ de l’exposition, un temps d’explications est prévu concernant l’installation de celle-ci.
En cas de difficulté lors de l'installation, des conseils peuvent être redemandés à l'agence par téléphone. Pour chaque exposition un vademecum est fourni parmi les différents documents papier, pour vous guider et vous recommander les meilleurs choix dans cette étape.
Enfin le retour de l’exposition à l’agence doit se faire dans le respect de l’engagement pris et dans les délais prévus. En effet certaines expositions voient leur période de mise à disposition se succéder à courte fréquence.